Ogni account di posta ha una capienza massima (solitamente 10 MB) raggiunta il quale l’account non è più in grado di inviare / ricevere messaggi di posta elettronica. La capienza in oggetto non è lo spazio sul pc dal quale il cliente vede la posta ma bensi’ lo spazio a lui riservato sul server di posta che si trova a monte. Per evitare spiacevoli problemi occorre quindi configurare il proprio account localmente in maniera tale che i messaggi di posta sul server vengano cancellati dopo N giorni che sono stati scaricati. Si ricorda inoltre che una volta scaricati i messaggi sul pc, li vi rimarranno senza limiti di spazio e la cancellazione a monte non influisce in alcun modo se non nel liberare spazio.

Di norma è consigliabile configurare un computer con l’impostazione predefinita che comporta l’eliminazione dei messaggi dal server di posta elettronica. Quando si utilizza il computer per recuperare i messaggi, questi vengono scaricati ed eliminati dal server di posta elettronica. Se si sceglie di non utilizzare questa opzione, occorre procedere manualmente, in maniera differente per ogni programma di posta che si usa:

Outlook
Thunderbird
Mac Os X

Outlook

1. Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
2. Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti.
3. Selezionare l’account dell’ISP, quindi fare clic su Cambia.
4. Scegliere Altre impostazioni.
5. Nel gruppo Recapito della scheda Impostazioni avanzate selezionare la casella di controllo Lascia una copia dei messaggi sul server.

1. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Rimuovi dal server dopo x giorni: I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono sul server di posta elettronica per il numero di giorni specificato. Si tratta dell’impostazione più comune per gli utenti che desiderano leggere i messaggi di posta elettronica dal luogo di lavoro e allo stesso tempo scaricarli per l’archiviazione permanente nel computer a casa. È consigliabile indicare un numero di giorni ridotto, poiché più a lungo verranno lasciati i messaggi sul server di posta elettronica, maggiore sarà il rischio di superare il limite di spazio disponibile per la cassetta postale.
   • Rimuovi dal server dopo l’eliminazione da “Posta eliminata”: I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono anche sul server di posta elettronica per un periodo di tempo indeterminato fino a quando non vengono eliminati in Outlook e non viene svuotata la cartella Posta eliminata. La semplice eliminazione del messaggio non ne comporta la rimozione dal server di posta elettronica.

Se non viene selezionata nessuna delle due caselle di controllo, i messaggi vengono lasciati sul server per un periodo di tempo indeterminato. È possibile quindi che venga superato il limite di spazio disponibile per la cassetta postale, a meno di stabilire la connessione al server di posta elettronica da un altro computer sul quale Outlook è configurato per la rimozione dei messaggi dal server.

1. Scegliere OK, quindi Fine.

Per quello che riguarda Thunderbird:
Strumenti–>Impostazioni Account

Mail per Mac OS X

1. In Mail per Mac OS X 10.5 o versioni più recenti, scegli Mail > Preferenze.
2. Fai clic sul pannello Account.
3. Seleziona l’account del quale vuoi modificare le impostazioni.
4. Fai clic sul pannello Avanzate.
5. Seleziona l’opzione “Rimuovi la copia dal server dopo aver recuperato un messaggio”.
6. Scegli Dopo una settimana dal menu a comparsa oppure cliccare sul bottone rimuovi adesso per liberare spazio dalla casella sul server.
7. Chiudi le preferenze di Mail.